SharePoint ou Power Apps ? La grille de décision pour ne pas se tromper

"On voudrait digitaliser notre processus de réservations de voyages. On a déjà SharePoint, ça suffit non ?"

C'est une demande que j'ai traitée chez un de mes clients l'année dernière.

Comment les données seront saisies ? Comment suivre les demandes ? Comment lancer les flux de validation ? Ces trois questions ont orienté mon choix. Voici la grille que j'utilise depuis.

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Ce que SharePoint couvre nativement

SharePoint, c'est bien plus qu'un formulaire. Une liste SharePoint donne accès à trois briques sans rien développer :

• Formulaire de saisie : colonnes configurables, types de champs variés (choix, date, personne, nombre)
• Liste de suivi : toutes les entrées visibles, filtrables, triables, avec des vues personnalisées par équipe
• Intégration de flux Power Automate : chaque ajout ou modification dans la liste peut déclencher un flux automatisé

Tout cela est inclus dans vos licences Microsoft 365, pas de coût de licence supplémentaire.

Pour beaucoup de processus internes simples, SharePoint est la bonne réponse.

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Ce que Power Apps apporte en plus

Avec Power Apps, on sort du simple formulaire et des listes de données pour entrer dans une vraie logique applicative :

• Formulaire conditionnel : afficher ou masquer des champs selon les profils utilisateurs, bloquer la soumission selon des règles métier
• Navigation multi-écrans : un écran de saisie, un écran de validation, un écran de consultation, avec une UX pensée pour chaque profil
• Plusieurs sources de données : connecter plusieurs listes SharePoint, une base Dataverse, un ERP, un fichier Excel en même temps
• Dashboard avancé : galeries filtrables, recherche instantanée, indicateurs calculés en temps réel
• Actions connectées à Power Automate : déclencher un flux en un clic depuis l'application

⚠️ Note technique importante : si vous choisissez Power Apps avec SharePoint, vous devez impérativement maîtriser la délégation. Sans cela, votre application ne pourra traiter que les 2 000 premières lignes de votre liste, ce qui peut entraîner des pertes de données visibles pour l'utilisateur final. J'explique le phénomène en détail dans mon article sur le delegation warning dans Power Apps.

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Ma grille de décision

🖊️ Saisie de données

Besoin	SharePoint	Power Apps
Formulaire de saisie simple	✅   Oui	✅   Oui
Champs conditionnels et calculs	❌   Non	✅   Oui
Règles de validation avancées	❌   Non	✅   Oui
Parcours multi-écrans	❌   Non	✅   Oui

📊 Suivi et visualisation

Besoin	SharePoint	Power Apps
Liste de suivi avec vues filtrées	✅   Oui	✅   Oui
Dashboard avancé filtré par profil	❌   Non	✅   Oui

⚙️ Automatisation et actions

Besoin	SharePoint	Power Apps
Déclenchement automatique d'un flux Power Automate	✅   Oui	✅   Oui
Bouton pour déclencher un flux manuellement	⚠️   Limité	✅   Oui
Actions différenciées par profil	⚠️   Limité	✅   Oui

🔗 Données et intégration

Besoin	SharePoint	Power Apps
Connexion à plusieurs sources de données	❌   Non	✅   Oui

🎨 Expérience et accès

Besoin	SharePoint	Power Apps
Mise en page aux couleurs de l'entreprise	⚠️   Limité	✅   Oui
Usage mobile optimisé	⚠️   Limité	✅   Oui
Accès invités (hors organisation)	✅   Oui	⚠️   Limité

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Ma conclusion

La vraie question n'est pas "SharePoint ou Power Apps ?", mais plutôt "qu'est-ce que mon processus demande vraiment, de bout en bout ?"

Quatre constats qui reviennent en mission :

1. La grille de décision se pose dès le cadrage du besoin : pas après avoir commencé à développer.
2. On sous-estime SharePoint : une liste bien configurée avec les bonnes vues couvre la majorité des besoins de suivi sans aucun développement.
3. On sur-dimensionne Power Apps : on lance une application complète alors qu'un formulaire Power Apps avancé aurait suffi, la liste SharePoint gérant le suivi derrière.
4. Les accès et connexions externes sont des points critiques : cela implique des licences Power Apps payantes à anticiper dès le cadrage.