Gestion des contrats : zéro renouvellement oublié

Contexte

Une contrathèque SharePoint dédiée aux contrats finalisés d'un service Achats d'une dizaine de personnes, soit environ 50 nouveaux contrats par mois. Ces contrats se mélangeaient aux documents de travail, et le dernier contrat en vigueur était difficile à retrouver.

Solution mise en place

Depuis SharePoint, l'utilisateur clique sur un bouton qui affiche un formulaire de saisie des métadonnées (fournisseur, montant, échéance…). Le contrat est ensuite automatiquement classé dans une contrathèque dédiée, dotée d'un moteur de recherche avancé.

Fonctionnalités clés

Envoi en un clicD'un contrat finalisé vers la contrathèque
Formulaire de métadonnéesPour le fournisseur, le montant et l'échéance
Déplacement automatiqueVers la contrathèque, métadonnées renseignées
Moteur de recherche avancéPar fournisseur, montant ou échéance
Alertes TeamsÀ l'approche de l'échéance
Statut mis à jourAutomatiquement après la date de fin

Améliorations apportées

AvantLes contrats finalisés étaient dispersés parmi les documents de travail.

AprèsContrathèque unique, avec classement guidé en quelques clics.

AvantUne recherche longue et aléatoire pour retrouver le dernier contrat.

AprèsRecherche avancée, temps de recherche divisé par 3.

AvantDes renouvellements découverts trop tard.

AprèsAlertes Teams pour anticiper les renouvellements.

Valeur business (ROI)

÷3Temps de recherche

0Contrat oublié

~50Contrats classés par mois